Fare tutto, una cosa per volta

Me lo ha ricordato poco tempo fa una cara amica quanto sia inutile e dannoso il multitasking: possiamo cercare di fare tutto, ma soltanto una cosa per volta. Cosa significa?

Significa che una buona gestione del tempo può aiutare a fare diverse attività e ad organizzarsi in maniera più efficace. Senza pretendere di riuscire a fare più cose contemporaneamente, ma dedicando del tempo specifico ed esclusivo ad ogni attività.

Ma è davvero possibile fare tutto? E’ così importante? Dipende da cosa c’è dentro quel tutto e da quanta attenzione siamo disposti a dare ad ogni cosa.

Liberarsi dalla pretesa di essere multitasking

Molti lodano le mamme o le donne in generale per la loro capacità di essere multitasking, come se questa fosse l’unica possibilità per tenere insieme tutto. In realtà il multitasking non funziona, non è realistico e lascia esausti e svuotati.

C’è stato un tempo in cui mi sembrava l’unica soluzione per sopravvivere alla giornata con più bambini piccoli e un lavoro esigente oppure durante la prima fase del lockdown. La verità è che nel tempo ho sperimentato quanto sia invece dannoso e inefficace, facendomi perdere più tempo senza fare le cose bene.  

Il multitasking lascia esausti e non allena alla concentrazione, ossia a dare il giusto focus a quello che si sta facendo. Il rischio è di saltare continuamente da un’attività a un’altra, da un pensiero a un altro, senza fermarsi su ciò che si deve affrontare, aprendo mille cerchi senza riuscire a chiuderli.

Una cosa per volta: usare i Blocchi di tempo

Cosa si può proporre invece del multitasking?

Si possono usare, per esempio, i blocchi di tempo in modo efficace. Cosa si intende con blocchi di tempo? Si intende il tentativo di organizzare la giornata lavorativa (che sia professionale, familiare o personale) per blocchi di tempo, dedicando del tempo specifico a un’attività specifica. Si bloccano una, due, tre ore per dedicarle solo a una certa attività, posticipando tutto il resto a un altro momento. Accorpando più cose simili o specifiche in un tempo dedicato.

Questa è la tecnica che cerco di utilizzare per scrivere su questo blog per esempio. Se lasciassi al caso o all’improvvisazione la scrittura – come talvolta faccio – riuscirei a pubblicare solo ogni tanto. Ogni mese blocco del tempo a partire da almeno 1 ora per scrivere. Se ci sono blocchi di 2 ore so che sarò molto più produttiva perché è un lavoro che richiede concentrazione, programmazione e ispirazione.

Invece che fare tante piccole cose diverse insieme, rischiando di farle male o di perdere più tempo, utilizzando questa tecnica si cerca di fare una cosa alla volta, bene. La produttività aumenta insieme a una progressiva migliore organizzazione. Questo può valere per molte attività domestiche: cucinare per un paio d’ore portandosi avanti per i pasti della settimana, dedicarsi al bucato con lavatrici in successione, bloccare un paio d’ore per fare un periodico decluttering dei vestiti dei bambini, dedicare del tempo alla pianificazione degli eventi familiari. Gli esempi potrebbero essere infiniti e diversi a seconda della vita di ciascuno.

Lo stesso può valere per le attività professionali e per le differenti attività e mansioni che ci stanno dentro. Ci sono attività ricorrenti che vale la pena concentrare insieme e fare in successione.

Fare tutto, una cosa per volta o forse anche no

C’è un altro punto interessante che ritorna all’origine. Spesso, infatti, ci si ritrova esausti, cercando in tutti i modi di portare a termine quello che ci si era prefissato. Facendo un passo indietro ci si potrebbe chiedere: è davvero fondamentale ed essenziale tutto quello che faccio? Dove è scritto che bisogna riuscire a fare tutto? Il mio tutto da cosa è formato? Tutto ciò che lo compone è fondamentale per me? Devo fare io tutte queste cose? Quando sono con i bambini a cosa è più utile che mi dedichi?

Occorre fare un profondo e continuo discernimento rispetto a tutto ciò in cui si è coinvolti per poter preservare le cose davvero importanti e vitali. Essere sicuri che queste ultime abbiano lo spazio e il tempo sufficienti. E ancora chiedersi se non sia il caso di delegare, rimandare o eliminare qualcosa.

Avere una buona routine al mattino che consenta di iniziare con il piede giusto la giornata è sicuramente fra le cose importanti da preservare, qui trovate i miei 3 fondamentali sulla routine del mattino con i bambini.

Fare tutto, ma una cosa per volta: 3 consigli + 1

Oltre alla gestione del tempo a blocchi vi lascio 3 piccoli consigli pratici per combattere il multitasking che continuamente ci sfida e allenare la mente e lo spirito a fare una cosa alla volta:

1. Scrivere tutto. Mediamente vengono in mente tantissime cose da fare nei momenti più diversi, di solito quando non è possibile farle subito, allora scrivere tutto è un’ottima idea. Può essere sull’agenda cartacea o elettronica o su una lista dedicata generale o divisa per categorie. L’importante è prenderne nota e alleggerirsi la mente da questo pensiero.
2. Finire un’attività prima di iniziarne un’altra. La tentazione di iniziare diverse attività nello stesso tempo è sempre lì che ci aspetta, sta a noi decidere come procedere. Finire un’attività prima di iniziarne un’altra può essere un piccolo punto di partenza per non farci travolgere dalle cose da fare. Inoltre chiudere il cerchio che si è aperto dà gratificazione e permette di continuare con più slancio.  
3. Essere realistici nella nostra organizzazione del tempo. Questo non è semplice ed è un punto da monitorare continuamente con realismo. Quando si è insieme ai bambini, per esempio, è molto molto difficile che si riesca a portare a termine qualcosa più del basico (accompagnarli a fare sport o supportarli nei compiti e mettere in tavola una cena). Darsi obiettivi impossibili aumenta la nostra frustrazione e fa sentire inadeguati. Pianifichiamo bene le diverse attività a seconda dei momenti della giornata e delle nostre energie reali: ne usciremo meglio e più gratificati.